Notariaat en innovatie

Auteur(s): Bron:
  • Weekblad voor Privaatrecht, Notariaat en Registratie, WPNR 2017, afl. 7030, p. 793-801

Samenvatting

Op verzoek van de KNB hebben wij de verwachte impact van innovatie op het Nederlandse notariaat onderzocht. Trends als de opkomst van IT platforms en hybridisering van juridische beroepen lijken een gegeven. Tal van innovaties komen er aan; in ieder geval van buitenaf. Er is nog een rijk palet aan onvervulde behoeften van gebruikers van notariële diensten. Ook zijn er kansrijke bedrijfsmodellen en rollen voor het notariaat, die voortbouwen op sterke kanten en aansluiten bij de huidige proÀ elen van kantoren. Deze modellen verschillen sterk qua bedrijfsvoering. Ieder van deze bedrijfstypen ervaart ook andere kansen en belemmeringen.

Dit vergt een complexe strategie voor het notariaat als geheel. Een goed proces om daartoe te komen is cruciaal. Dit artikel bevat een selectie van de observaties van de onderzoekers.

1 Voorbij de HEMA

De HEMA die zich op de juridische markt begeeft, dat heeft nog iets vertrouwds. Het gaat om eenheidsprijzen. Het blijft een gevecht om de klant in de winkelstraat. De formule staat voor redelijke kwaliteit van Hollandse bodem. Echt Hollands is ook de door deze nieuwe speler veroorzaakte opschudding rond de spelregels op de markt. De bescherming van de consument is een thema en de “gevestigde belangen” doen van zich spreken. Enerzijds is dit een nieuwe kans, anderzijds is er oprechte verontwaardiging over hoe de rol van de notaris zo plat wordt gemaakt.

Voor ons was er niet zo veel Hollands en rookworst aan. Want deze ontwikkeling past naadloos in een bredere beweging. Neem het Amerikaanse bedrijf Legalzoom, in venture capital kringen bekend als de marktleider in document assembly. Wie naar deze website gaat, ziet ijzersterke directe communicatie met de klant die een bedrijf wil oprichten of een testament nodig heeft. Een grote selectie van juridische en notariële diensten wordt aangeboden. De klant kan zelf juridische documenten samenstellen, die worden opgesteld aan de hand van antwoorden op vragen. De prijzen zijn scherp (bijvoorbeeld: 99 dollar voor het oprichten van een bedrijf, 69 dollar voor een testament).

De documenten worden uitgeprint op papier van archiveerbare kwaliteit en thuis toegezonden. Soms worden ze ook bij de meest geschikte overheidsdienst ingeleverd. LegalZoom maakt, naast de website, gebruik van een netwerk van UPS Winkels en mailbox locaties voor formaliteiten die lijfelijke aanwezigheid vergen. Er zijn 4400 locaties verspreid over het grondgebied van de Verenigde Staten.

De omzet van LegalZoom ligt in de orde van 150 miljoen dollar per jaar. Het bedrijf is met meer dan 200 miljoen extra investeringen begin dit jaar de ster van de legal start ups. Daarvan zijn er volgens de lijstjes die in Silicon Valley circuleren inmiddels ruim 500.[1] Stuk voor stuk proberen zij investeerders ervan te overtuigen dat ze de juridische markt (waarin volgens schattingen wereldwijd jaarlijks 800 miljard dollar om gaat) ingrijpend zullen veranderen. Grote partijen roeren zich, zoals Google dat met Rocket-Lawyer een eigen versie van online juridische dienstverlening binnen het concern heeft gehaald.

Interessant zijn ook de ontwikkelingen in Engeland. Sinds ruim twee jaar is het daar mogelijk om de markt voor juridische diensten te betreden met een ABS, een Alternative Business Structure, dat wil zeggen een andere rechtsvorm en bedrijfsorganisatie dan een maatschap van advocaten (sollicitors, barristers). Onder de ruim 200 bedrijven die een vergunning hebben gekregen bevinden zich supermarkten, logistieke diensverleners die snelheid in de juristerij willen brengen, sollicitors die extern kapitaal binnenhalen, nieuwe vormen van advocatuur om nichemarkten te bedienen en natuurlijk de Amerikaanse start ups Legal Zoom en Rocket Lawyer die Engeland zien als een springplank naar Europa. De verdienmodellen zijn even divers. Bij de nieuwe organisaties kun je lid worden, betrouwbaar worden doorverwezen op basis van provisie, een duidelijk tarief krijgen of een vaste prijs bedingen tegen een percentage van de aanneemsom.

Voor de KNB deden wij een onderzoek naar de gevolgen die deze stroom van innovaties voor het Nederlandse notariaat zou kunnen hebben en al heeft. Want ook in continentaal Europese landen als Nederland, België, Duitsland en Estland vonden we zonder moeite tal van internetbedrijfjes die zich op de notariële markt begeven. Net zo goed als we notariskantoren vonden die nieuwe producten aanbieden op terreinen grenzend aan de traditionele werkgebieden.

Het onderzoek was beperkt van opzet. Voor het in kaart brengen van innovaties gebruikten we onze eigen rapporten en databases, de juridische innovatieliteratuur en zochten op internet. Ook voerden we gesprekken met KNB medewerkers en deden 12 (telefonische) interviews met notarissen. We woonden regio-bijeenkomsten bij en bestudeerden materiaal van de KNB over strategievorming. Tussentijds werden resultaten teruggekoppeld aan het bestuur van de KNB. Ook werd een presentatie aan de ledenraad gegeven. Het verslag van het onderzoek werd in juli 2014 opgeleverd en op verzoek van het KNB bureau schreven we ook dit artikel voor het WPNR.

2 Internationale trends

In het onderzoeksverslag,[2] dat op de site van de KNB te vinden is, beschrijven we de brede bewegingen waarin de honderden innovaties te plaatsen zijn. Die hebben we niet zozeer vanuit het perspectief van het notariaat geanalyseerd, of vanuit juridische beroepen, maar vanuit verschillende functies van rechtspleging. Zo brachten we eerder een internationaal trendrapport uit over basale rechtsbescherming voor individuen: wat zijn hun (juridische) problemen en wat werkt er volgens empirisch onderzoek en de opvattingen van experts om die behoeften te vervullen?[3] Ook onderzochten we hoe de vorming van regels tegenwoordig plaatsvindt en welke aanbieders daarbij betrokken zijn.[4] Verder bekeken we de trends in rechtspraak en soortgelijke neutrale diensten, waar ook het notariaat toe kan worden gerekend.[5]

Zeven internationale trends in de rechtspleging die relevant zijn voor het notariaat

Trend 1: Empowerment door (online) informatie Mensen krijgen in toenemende mate direct toegang tot juridisch informatie via websites, met onder andere:

eenvoudige tekstuele informatie over een juridisch probleem, rechten, plichten en mogelijke oplossingen;

vraag en antwoord websites waar mensen direct communiceren met juridische dienstverleners;

diagnose en triage websites die mensen helpen om een voor hen geschikte oplossingsstrategie te vinden.

Trend 2: Hybride vormen van dienstverlening Vervagende grenzen tussen de klassieke juridische rollen en beroepen. Juridische kennis en vaardigheden worden gecombineerd met die uit andere disciplines (financieel, bedrijfseconomisch, human resources, psychologisch, IT, etc.). Dienstverlening volgt hiermee de belangen en problemen die om oplossing vragen, eerder dan de expertise die binnen een bepaalde discipline wordt ontwikkeld.

Trend 3: Standaardisering en protocollen

Best practices protocollen vullen procedurele regels aan. Producten, diensten en werkprocessen gebaseerd op kennis over wat werkt. Leidt tot beweging richting standaarden voor formulieren, aktes, adviezen en andere praktijken.

Trend 4: Specialisatie en concurrentie in (neutrale) diensten

Gespecialiseerde varianten van procedures, diensten en producten die in specifieke behoeften voorzien. Vanuit duidelijke terms of reference die bouwen op het perspectief van de klant. Rechtspraak en notariaat concurreren met elkaar, maar ook met ombudspersonen, uitgevers van certificaten, trusted third parties, mediators, arbiters, media, accountants, etc. Deze diensten vullen elkaar ook aan en kunnen in ketens met elkaar samenwerken.

Trend 5: Online platforms

Dienstverlening gaat online. Aanbieders van contracten, testamenten en andere juridische documenten begeven zich op de markt. Geautomatiseerde processen ondersteunen mensen die hierdoor meer zelf kunnen doen. Geschilbeslechting gaat ook online (mediation, onderhandeling, neutrale beslissers). Op webinterfaces kunnen mensen informatie uitwisselen, hun dossier beheren, communiceren, en onderhandelen.

Trend 6: Regels komen van alle kanten

Regels worden decentraal, op verschillende niveaus, en internationaal gemaakt. Komen uit Brussel, vanuit VN, maar ook van informele netwerken en NGOs. Steeds meer privaat, informeel en internationaal. De complexiteit van verantwoordelijkheden en plichten van afnemers, maar ook van juridische professionals neemt hiermee toe. Het is lastig om te gaan met conflicterende regels en overzicht te krijgen van alle voor een activiteit relevante regels. Eigenlijk kan iedere groep met enige legitimiteit, een achterban en een website regels voor anderen gaan stellen en proberen te “handhaven”.

Trend 7: Schaalvergroting over landsgrenzen Nationale grenzen en rechtssystemen zijn steeds minder belemmerend. Dienstverleners schalen op over landsgrenzen heen. Digitalisering (met hoge initiële investeringen en lage variabele kosten), standaardisering en best practices voor ordening van verhoudingen maken dit mogelijk.

De zeven trends die we vonden (zie Kader) zullen, ieder op zich genomen, niemand echt verrassen. Maar het zijn alles bij elkaar wel veel ontwikkelingen die niet eenvoudig zijn te hanteren binnen de traditionele organisatie van een juridisch beroep als het notariaat. Die organisatie is immers gebouwd op een stelsel van nationaal recht, terwijl bedrijven en andere klanten van het notariaat nu te maken hebben met regels die van alle kanten op hen af komen. De beroepsorganisatie is gericht op kleinschalige, individuele beroepsuitoefening waarin mensen werken met uitsluitend juridische scholing. De beroepsregels en gebruiken worden natuurlijk flexibel toegepast, maar ze gaan uit van dienstverlening op papier, van de klant het werk uit handen nemen en van onderlinge handhaving van de spelregels op een afgebakende markt.

Zo is er nog wel de voor iedere klant opvallende (en zelfs wettelijke) norm om een niet geheel met tekst benutte regel van een notariële akte met een rij van punten of streepjes uit te vullen.[6] In Nederland is het online aanbieden van juridische documenten en zelfhulp daarbij tot nu toe echter niet specifiek gereguleerd. Iedereen kan zo’n website beginnen. De bescherming van de consument komt vooral uit de algemene regels van civiel recht, zoals die over contracten en over misleidende reclame.

3 Het Nederlandse notariaat nu: 7 bedrijfsmodellen

Het is eigenlijk een wonder dat er niet veel meer spanning in dit systeem optreedt. Het kan bijna niet anders of het notariaat doet ook een heleboel dingen heel erg goed en heeft zich al in zekere mate aan de ontwikkelingen aangepast binnen de bestaande kaders. Kwakman c.s. brachten eerder de bedrijfsmodellen van het Nederlandse notariaat in kaart en daar bouwden we op voort.[7] Hoewel diepgaander onderzoek nodig is om vast te stellen hoe representatief deze modellen zijn, lijken er ten minste zeven manieren waarop het notariaat zich heeft aangepast aan de huidige behoeften van de afnemers en de mogelijke manieren van bedrijfsvoering.

Zeven bedrijfsmodellen in het huidige notariaat (naar Kwakman c.s.)

1 Kleine notarispraktijk in gemeente 40.000 inwoners

2 Generieke notarispraktijk met stedelijke, regionale uitstraling

3 Grotere notarispraktijk met hoge kwaliteitsaspiraties

4 Notarispraktijk in transactiepraktijk in groot advocatenkantoor

5 Netwerk: Samenwerkingsverband van kleinere kantoren

6 Niche praktijk gericht op specifieke doelgroepen en hun problemen

7 Commodity kantoor met scherpe prijzen

We bekeken hoe deze praktijken er uit zien: qua schaal, qua doelgroep en qua competitieve instelling. Belangrijk is ook hoe notarissen in deze praktijken de huidige beroepsuitoefening beleven, hoe zij zich profileren en hoe zij de kwaliteit richting hun afnemers garanderen. De verschillen zijn nu al zeer aanzienlijk. De solo-praktijk, het netwerk en de notarispraktijk in een groot advocatenkantoor opereren op een totaal andere schaal. De kleine praktijk en de generieke praktijk ervaren meer krimp, de druk van prijsvechters en soms zelfs een dreiging voor het voortbestaan. De gespecialiseerde niche-praktijk ziet vooral de mogelijkheden van innovatie en intensieve samenwerking met andere dienstverleners zoals financieel planners, makelaars, banken of therapeutische beroepen. Een commodity-kantoor met scherpe prijzen is bezig met verdere standaardisatie om een hoog volume te halen en heeft er belang bij het klantcontact beperkt en effectief te houden. Andere kantoren proberen juist veel meer in de rol van vertrouwenspersoon en adviseur te komen.

Hoe krijgt de kwaliteitsgarantie richting de afnemers gestalte? Ook daar verschillen de notariskantoren in. Een kantoor dat hoog volume wil draaien voor standaardproducten tegen scherpe prijzen heeft een goede reputatie nodig. Die moet komen van goede standaardproducten en een goede triage van situaties die daar niet mee kunnen worden geholpen. Eén gebrek in de standaardakte of één klant die echt maatwerk had moeten krijgen en het kan afgelopen zijn met het kantoor. De grote kantorenpraktijk garandeert kwaliteit door hoog te staan in rankings, door betrokkenheid in grote transacties van belangrijke klanten en door aannemelijk te maken dat de beste mensen worden gerecruteerd. De kleinere praktijken moeten het veel meer hebben van de minimumeisen die de beroepsorganisatie stelt.

4 Dichter bij de behoeften van klanten

Hoe houden deze notarisformules zich staande in de storm van innovatiekracht om hen heen en hoe kan dat nog beter? Eén van onze opdrachten was om bekende en latente behoeften aan notariële diensten in kaart te brengen.

Wat ons tijdens de interviews opviel was dat gesprekspartners uit het notariaat goed op de hoogte zijn van wat hun cliënten nodig hebben. Maar veel wordt nog vertaald in behoeften rond de bestaande producten en diensten “een akte die bij oudere mensen thuis besproken wordt ....” , “een leventestament ...” of “wel advies, geen betutteling”.

Waarom is het zo belangrijk behoeften van afnemer te expliciteren?

- Om waarde te kunnen toevoegen daar waar (latente) behoeften sterk zijn, samenkomen of nog onvervuld zijn

- Om specifieke doelgroepen te kunnen kiezen, te specialiseren, onderscheidend te kunnen zijn (USPs)

- Als startpunt voor ieder goed innovatieproces

- Om nieuwe waardeproposities en producten op te testen

- Om waarde te kunnen overbrengen op klant (marketing)

- Als taal waarin kwaliteit meer handen en voeten kan krijgen voor de afnemers

In de juridische omgeving komt het vaker voor dat de behoeften van afnemers weinig expliciet worden gemaakt. Producten als huwelijkse voorwaarden of een oprichtingsakte bestaan al heel lang en de inhoud daarvan lijkt bijna een gegeven. Wat de klant wil, wat diens wensen en zorgen zijn, is ook moeilijk om vast te stellen. De klant heeft maar een enkele keer in zijn leven een testament of een vennootschap nodig en heeft nauwelijks een voorstelling wat precies de mogelijkheden zijn.

Daarom is het volgens de normen van marketingonderzoek zaak om heel goed te luisteren, door te vragen en te exploreren met klanten wat ze nodig hebben. In marketingonderzoek wordt vaak gewerkt met focusgroepen, waarin nieuwe producten worden getoond of gesuggereerd. Vervolgens blijkt uit het gesprek dat daarover ontstaat wat men werkelijk nodig denkt te hebben. Dan nog blijft de vraag of men daar ook voor wil betalen. Co-creatie samen met klanten, testen en uitbrengen van verschillende versies is vaak nodig om echt tot een geslaagd antwoord op behoeften te komen.

Wij deden een zeer beperkt onderzoek naar de behoeften van afnemers van notariële diensten waarop beter zou kunnen worden ingespeeld. Materiaal daarvoor bestond uit korte telefonische interviews met leden van de beroepsgroep en gesprekken met enkele medewerkers van de KNB. Al in deze zeer beperkte opzet vonden we maar liefst 143 behoeften die door onze gesprekspartners nog als een uitdaging worden gezien in de zin dat ze nog niet altijd volledig worden vervuld door de huidige wijze van dienstverlening.

Een deel van die behoeften is redelijk algemeen, voor alle soorten dienstverlening. We maakten een onderscheid tussen behoeften aan ordening en organisatie, aan rust en zekerheid, aan aansluiting bij de belangen van partijen, procesbehoeften en behoeften voor wat betreft de manier van interactie met de notaris. Als voorbeeld geven we hier de behoeften in verband met het proces van dienstverlening die ons werden genoemd.

Behoeften i.v.m. proces van dienstverlening

1. Eenvoud, belangrijkste keuzes eerst, beperkt aantal opties

2. Nodige en voldoende informatie, met snelle toegang tot extra informatie

3. Snelheid, just in time, als klant er aan toe is, voordat besloten is

4. Geleidelijk van idee/opgave, oplossingen exploreren, naar keuze en vastlegging; in drie of meer fasen, gesprekken, interacties

5. Meedenken op hoofdlijnen, hoe structureer je verhoudingen

6. Goede, respectvolle, interpersoonlijke communicatie (luisteren, exploreren, samenvatten, informeren)

7. Gevoel dat alle belangrijke punten aan de orde komen

8. Vanuit standaard naar individualisering van afspraken

9. Geen betutteling, wel waarschuwen

10. Informatie naar ene partij en andere, hoor en wederhoor

11. Weten wat werkte voor anderen in soortgelijke situaties

12. Aanpassing, nadere invulling als situatie wijzigt

Specifieke behoeften zijn bijvoorbeeld te onderscheiden rond huwelijk, relatie en samenleving. Ook rond ouder worden, rond samenwerken binnen en met ondernemingen en rond onroerend goed transacties zijn de wensen weer anders. We keken ook naar behoeften rond certificering en zekerheid in

complexe processen, die voor expats en in internationale verhoudingen. En er zijn nog veel meer doelgroepen met eigen specifieke behoeften die door notarissen worden bediend. Als voorbeeld geven we hier een verkenning van behoeften van partijen bij samenwerking binnen ondernemingen en tussen rechtspersonen.

Behoeften partijen bij samenwerking binnen ondernemingen en tussen rechtspersonen

1. Goede rolverdeling, leidend tot goed samenspel

2. Elkaar, en op samenwerkingsvorm, kunnen vertrouwen

3. Werkbare verantwoordelijkheden en interne bevoegdheden

4. Werkbare externe bevoegdheden

5. Regeling wie wat en wanneer investeert

6. Financierbaarheid bij bank

7. Goede verhouding tussen alle betrokkenen personen

8. Checks and balances op iedere persoon

9. Constructieve en effectieve besluitvormingsprocessen

10. Draagvlak, gezamenlijk richting vinden

11. Heldere koers/strategie kunnen bepalen

12. Daarbij passende juridische structuur/fiscale structuur

13. Monitoring op prestaties en relaties

14. Vroegtijdig signaleren van spanningen en geschillen

15. Goede selectie van betrokkenen

16. Evenwicht inbreng en beloning, compensatie van alle betrokkenen

17. Evenwichtige exitscenario’s voor alle betrokkenen, inclusief oprichter

18. Oplossingen bij (tijdelijke) arbeidsongeschiktheid

19. Verkoop- en overdrachtscenario’s, ook tussen generaties

20. Aansprakelijkheid en risico goed regelen, met name bij failliet gaan/mislukking

5 Observaties over sterke en zwakke kanten

In ons onderzoeksrapport staan ook observaties over de sterke en zwakke kanten van het notariaat. Daarnaast zijn er dingen die zowel een sterkte als een zwakte zijn; we noemden ze de mixed blessings. Dit zijn niet meer dan onze observaties, mede gebaseerd op wat we binnen Nederland en daarbuiten waarnemen in onze rol van onderzoekers van de rechtspleging. Deze observaties zijn niet bedoeld als beoordeling, maar vooral als basis voor verdere reflectie op de eigen positie.

a. Om op voort te bouwen
Notarissen kunnen relatief goed standaardiseren en dat is één van de belangrijkste kwaliteiten die nodig zijn voor innovatie. Daarbij hebben ze een duidelijke voorsprong op advocaten, mediators en rechters, die veel meer een cultuur hebben van individuele, op alle omstandigheden van het geval toegesneden oplossingen. Notarissen hebben traditioneel ook meer belang bij standaardiseren omdat zij veelal vaste prijzen rekenen in plaats van te werken op basis van uurtarieven. Goede voorbeelden van protocollering en de ontwikkeling van standaarden waaraan het notariaat zich verder zou kunnen spiegelen zijn onder meer te vinden in de gezondheidszorg, de accountancy en de consultancy.

Aan de rol van neutrale derde is grote behoefte, in allerlei relaties, preventief zowel als in reactie op spanningen en geschillen. We leven in een wereld waar polarisatie in heel veel maatschappelijke processen is ingebakken en neutrale diensten zijn daar weer een antwoord op. Het notariaat heeft daar enige concurrentie van onder meer rechters, experts, mediators, accountants en toezichthouders, maar die zijn allemaal gebonden aan hun eigen beperkingen.

In het notariaat bestaat bovendien al een focus op nauwgezette uitvoering en risicobeheersing. Daarop kan worden voortgebouwd. Ook is er al volop productinnovatie: nieuwe, in zekere mate gestandaardiseerde producten worden door heel wat kantoren aangeboden.

b. Mixed blessings
Nog crucialer om op te reflecteren zijn wellicht de voordelen die het notariaat heeft waaraan ook flinke maren zijn verbonden. Een verplichting om de notaris in te schakelen betekent een voorsprong op de concurrentie op belangrijke momenten bij het ontstaan en eindigen van rechtsverhoudingen. Maar het kan ook betekenen dat er een focus op formele regels ontstaat, in plaats van op de waarde voor de gebruiker.

Aansluitend op de behoefte aan neutrale derden en het verplichte gebruik is het natuurlijk heel mooi om een overheidsrol te hebben. Dat straalt betrouwbaarheid uit en de indruk dat de regels goed bewaakt zullen worden. Maar een overheidsrol kan ook verkeren in ambtelijkheid en een afwachtende houding.

Eén van de belangrijkste waarden in het notariaat lijkt tegenwoordig de notariële zorgplicht te zijn. Die biedt het publiek een garantie. Maar ook dit lijkt een mixed blessing. Het blijkt heel moeilijk om er duidelijk over te zijn. Wat houdt die zorgplicht nu precies in? Is de jurisprudentie daarvoor leidend, of is het veel beter om te denken in termen van een zorgbehoefte en de mogelijkheden om afnemers van diensten te ontzorgen?

De notaris heeft in de afgelopen jaren meer de rol van adviseur gezocht. Dat sluit aan bij een enorme behoefte aan advies. Maar de bereidheid van afnemers van professionele diensten om daarvoor te betalen blijkt altijd weer klein.

Krachtige kernwaarden voor een beroepsgroep als het notariaat werken verbindend. Maar ze veroorzaken een focus op wat beroepsbeoefenaren gemeen hebben en wat ze moeten bewaken. Dat kan ook een fort worden. Dan belemmeren de kernwaarden diversiteit en innovatie. Waarden kunnen zelfs een splijtzwam worden: als belangen bij gezonde concurrentie en innovatie door de deelnemers worden vertaald in fundamentele waarden. Dan kunnen ze ontaarden in aanvallen op elkaars professionele identiteit.

c. Belemmeringen
De focus op aktes als product lijkt een belemmering te vormen en is in ieder geval niet zonder risico’s. Het aantal aktes neemt af, de waarde (zoals gepercipieerd door het publiek) wellicht ook en er treedt een duidelijke prijserosie op. De oprichtingsakte of de huwelijkse voorwaarden sluiten qua inhoud en vorm lang niet altijd aan bij klantbehoeften. We zagen al dat het notariaat nog kan groeien in het vermogen om klantbehoeften te exploreren en te vertalen in nieuwe producten. De gerichtheid op de akte creëert wellicht ook een koppeling aan de huidige regels en formaliteiten, in plaats van op die behoeften.

Economen signaleren al lang dat de beroepsregels grote beperkingen opleggen aan juridische bedrijfsvoering. De Amerikaanse hoogleraar Gillian Hadfield vraagt hier het meest consistent de aandacht voor.[8] Regels voor eigenaarschap van juristenondernemingen (maatschappen, nv’s, alleen te vormen met andere juristen) betekenen dat niet of nauwelijks extern kapitaal kan worden ingebracht. Om te investeren is immers nodig dat winst in het bedrijf wordt gehouden en het blijkt voor een maatschap niet eenvoudig om rond kerst te besluiten om maar een flink deel van de winst in het bedrijf te houden.

Bovendien worden voor innovatieve juridische diensten andere vormen van expertise steeds belangrijker en soms zelfs dominant. Te denken valt aan IT, UX design, marketing, de psychologie van relaties, projectmanagement en taal/communicatie. De beste expertise op die gebieden komt niet beschikbaar voor notariaat of advocatuur als er voor degenen die deze in huis hebben geen kansen zijn om ooit mede-eigenaar van het bedrijf te worden. Volgens Hadfield hebben de traditionele juridische beroepen zichzelf opgesloten in hun eigen regels. Die verhinderen dat ze diensten ontwikkelen waaraan de burger echt behoefte heeft.

Daarbij komt nog dat er de nodige twijfels bestaan over hoe deze regels echt werken. Richard Moorhead, hoogleraar aan University College in London en erkend specialist op het gebied van de ethiek van juridische beroepen, zette onlangs op een rijtje wat er bekend is over de effectiviteit van de regulering van deze beroepen.[9] Leveren gereguleerde beroepen echt betere kwaliteit dan ongeregelde juridische dienstverleners? Is hun toezicht effectief? Regelen zij de dingen die het meest urgent zijn qua belangen van rechtzoekenden? Het beeld dat Moorhead schetst is niet positief en het kan dus goed zijn dat bestaande beroepsregels zowel de afnemers als de aanbieders van notariële diensten in de weg zitten.

6 Richtingen voor vernieuwing: mogelijke rollen en modellen

Een volgende stap in ons onderzoek was het vinden van modellen van dienstverlening die kansrijk zouden zijn. Criteria daarvoor waren dat ze voortbouwen op de trends en gebruik maken van innovaties in de dienstverlening.[10] Maar de modellen moesten ook voldoende realistisch zijn en daarom goed aansluiten bij de bestaande profielen van kantoren. Ook was een criterium dat ze gebruik maken van de sterke kanten van het notariaat.

1. “Huisarts” voor transacties en relaties
Vertrouwenspersoon dichtbij huis. Langdurige relatie met gemeenschap en klanten. Relatief standaard zaken in hoger volume. In gegarandeerde kwaliteit.

Trends: online informatie, standaardisering, best practices protocollen

Type expertise: processpecialist, praktijkjurist 2.0, juridisch risicomanager

Doorontwikkelen van bedrijfsmodel: kleine notarispraktijk, generieke notarispraktijk

Voortbouwen op sterktes: standaardiseren, neutrale derde, adviseur, garantie

Te overwinnen belemmeringen: prijserosie, vooropstellen behoeften, innovatie value proposition

Kwaliteitsborging: best practices protocollen, ingekochte standaardproducten, backup en doorverwijzing naar specialisten

De modellen (in de bij dit artikel gaande kaders kort beschreven en geïllustreerd) zijn vooral te beschouwen als denkrichtingen. Het zijn geen complete bedrijfsmodellen die zich direct lenen voor implementatie. Er kunnen zonder twijfel nog veel meer kansrijke modellen worden ontwikkeld. Voor de gesprekspartners uit het notariaat waren deze modellen echter voldoende realistisch als toekomstbeelden op de middellange termijn.

2. Specialistische, hybride, duurzame begeleiding
Duurzame ondersteuning van specifieke relaties. Opgebouwd vanuit klant, probleem en behoeften. Integratie meest relevante niet-juridische disciplines. Standaardisering en regulier herijken (abonnement). Van hieruit maatwerk.

Trends: specialisatie, hybridisering

Expertise: expert adviseur, hybride dienstverleners, juridisch risicomanager, juridisch management consultant

Doorontwikkelen van bedrijfsmodel: niche praktijk, grotere notarispraktijk

Voortbouwen op sterktes: standaardiseren, neutrale derde, bewezen innovatiekracht, rol adviseur Te overwinnen belemmeringen: gebrek aan diversiteit in expertise, innovatiekennis, samenwerking, vooropstellen behoeften

Kwaliteitsborging: best practices protocollen, kennis en vaardigheden uit verschillende disciplines, reputatie binnen specifieke doelgroep

Opvallend is vooral hoe verschillend de modellen zijn. Sterker nog dan de huidige kantoortypen, gaat het om heel verschillende organisaties, die ook op heel verschillende manieren gebruik maken van de sterke kanten van het notariaat. De huisartsachtige notarispraktijk kan blijven profiteren van de positie die de notaris in het rechtsverkeer heeft. Als vertrouwenspersoon in de gemeenschap zal hij of zij vooral de communicatie met de klant en de advisering kunnen perfectioneren. Voor de inhoud van de dienstverlening en het als eenling of kleine maatschap kunnen bieden van kwaliteit, is het waarschijnlijk effectiever om te gaan bouwen op gestandaardiseerde werkwijzen die door toeleveranciers zijn ontwikkeld.

3. Proces-engineer in grootschalige transacties en projecten
Uitstekende projectorganisatie afgestemd op specifieke, complexe behoeften van een veelheid van stakeholders. Hoogwaardig relatiebeheer. Excellente uitvoering. Beheersing alle (juridische) risico’s. Optimale ondersteuning doelen transactie of project. Sterke concurrentie vanuit andere beroepsgroepen en internationaal.

Trends: specialisatie, vereenvoudiging procedures, digitalisering, schaalvergroting, regels komen van alle kanten

Expertise: juridisch projectmanager, expert adviseur, juridisch procesanalyst, juridisch kennisingenieur, juridisch ITer, juridisch risico manager

Doorontwikkelen van bedrijfsmodel: transactiepraktijk, grote notarispraktijk

Voortbouwen op sterktes: nauwgezette uitvoering en risicobeheersing, adviseur, standaardiseren, verbindend

Te overwinnen belemmeringen: gebrek aan diversiteit in expertise, samenwerkingsvormen

Kwaliteitsborging: internationale standaarden, interne productontwikkeling, reputatie constant inzet

Zo’n toeleverancier is veel meer georganiseerd als een ontwikkelaar: hier zitten mensen met veel verschillende achtergronden samen in een open ruimte. Deze notaris-bedrijven bedenken, maken en testen nieuwe producten. De leiding is in handen van mensen die al ervaring met innovatie hebben en grootschaliger willen inspelen op de behoefte aan neutrale ordening van relaties. In plaats van een plicht om te waarschuwen tegen de ergste vormen van benadeling, ervaren zij de uitdaging om voor alle partijen in een relatie een zo goed mogelijke bescherming van hun belangen te realiseren.

Hun uitdaging is de behoefte aan kapitaal en het beschermen van hun intellectuele eigendom. De mogelijkheden, maar ook de concurrentie, zijn internationaal. Toeleveranciers verkopen hun diensten aan notarissen en mogelijk aan andere juridische dienstverleners, niet rechtstreeks aan de eindgebruiker.

4. Ontwikkelaar en toeleverancier
Modellen, best practices, protocollen en (internationale) standaarden ontwikkelen op basis diepgaand klantonderzoek. Met goede IP bescherming. Versterking eerste lijn (“huisarts”) en tweede lijn (specialistische, hybride, duurzame begeleiding).

Trends: standaardisering, best practices, protocollen, online platforms

Expertise: Juridisch procesanalyst, juridische kennisingenieur, juridisch ITer

Doorontwikkelen van bedrijfsmodel: netwerk (kan ook KNB of kennisinstituut)

Voortbouwen op sterktes: standaardiseren, neutrale derde, nauwgezette uitvoering en risicobeheersing, bewezen innovatiekracht,

Te overwinnen belemmeringen: gebrek aan kapitaal, innovatiekennis, focus klantbehoeften ipv-regels en aktes, IP bescherming

Kwaliteitsborging: hoogwaardige kennisontwikkeling in volledige transparantie en onafhankelijkheid, terugkoppeling vanuit verschillende praktijken, continue aanvulling en updating op basis van nieuwe inzichten en regelgeving

Ook de kwaliteitsborging en rechtsbescherming die bij deze modellen nodig is, verschilt dus per soort bedrijfsmodel. Voor niche-praktijken, met hun sterke vorm van specialisatie, zijn standaarden en protocollen minder belangrijk. Hun kracht hangt vooral af van het kunnen ontwikkelen van gespecialiseerde kennis, die zich slecht aan de grenzen van disciplines houdt. Zij hebben dus belang bij intensieve samenwerking en deling van opbrengsten met andere beroepen dan juristen.

5. Online assortiment
Gestandaardiseerde, geautomatiseerde en gedigitaliseerde producten. Optionele persoonlijke ondersteuning. Confectiekwaliteit, groot volume, lage prijs. Concurreert ook internationaal.

Trends: online informatie, online platforms, standaardisatie, vereenvoudiging

Expertise: online dienstverlener, juridische ITer, juridisch procesanalyst

Doorontwikkelen van bedrijfsmodel: commodity kantoor, netwerk, kleine notarispraktijk voor optionele persoonlijke ondersteuning

Voortbouwen op sterktes: standaardisering, verplicht gebruik

Te overwinnen belemmeringen: gebrek aan kapitaal, gebrek aan diversiteit in expertise

Kwaliteitsborging: klantbeoordelingen, expert opinions, marktwerking. Reputatie via sociale media, nationale media, consumentenprogramma’s

7 Implicaties

Wat zijn de implicaties van dit alles? De eerste conclusie lijkt dat er een grote, deels onvervulde, behoefte is aan diensten waarin het notariaat een rol kan spelen. Dat het notariaat zijn beste tijd gehad zou hebben, of niet innovatief zou zijn, is een beeld dat zou moeten worden bijgesteld. Er zijn een aantal bedrijfsmodellen die kansrijk zijn en goed aansluiten bij wat er al gebeurt.

Wel, en dat is de tweede implicatie, zit er veel spanning op de manier waarop de beroepgroep is georganiseerd. Die organisatie is niet erg afgestemd op de trends, de aanstormende innovaties en de uitdaging om nog beter aan de behoeften van afnemers te voldoen. De beroepsgroep, zoals vertegenwoordigd door het bestuur van de KNB, zou zich kunnen afvragen hoe ieder van de vijf bedrijfsmodellen het beste kunnen worden ondersteund, welke belemmeringen zij ondervinden en hoe die kunnen worden weggenomen. Die belemmeringen, de organisatie van het bedriijf en de garantie van kwaliteit richting de afnemers zijn voor ieder bedrijfsmodel weer anders.

Wil de KNB er zijn voor dit gelaagde en diverse notariaat, dan is dus een complexe, zorgvuldig ontwikkelde strategie nodig. Dat heeft ook implicaties voor het proces van beleidsvorming. Een complexe strategie is niet makkelijk te ontwikkelen met de gebruikelijke gang van zaken bij beslissingen in een juridische beroepsorganisatie. Juristen denken vrij snel in termen van voorstellen voor oplossingen die al of niet worden aanvaard door een besluitvormend orgaan. Als wij het goed gevolgd hebben, zijn van de kant van het KNB bureau en besturen in het verleden een aantal voorstellen voor strategieën gedaan. Die hebben lang niet altijd het beoogde draagvlak gekregen.

Ook lijkt er een patroon te zijn waarin vooral gekeken wordt naar regelgeving als middel om beleid te voeren: Mag dit wel? Wat moet dé notaris in zo’n geval doen? Zo bevragen de notarissen de KNB. De KNB speelt daarop in met voorstellen voor regels of met een besluit geen regels te maken. Hier speelt ook mee dat juridische beroepsorganisaties in Nederland een dubbelrol hebben: zowel die van belangenbehartiger als die van regelgever. De KNB heeft ten slotte als organisatie ook een eigen belang. Dat hoeft niet in alle opzichten parallel te lopen met dat van de aangesloten notarissen. Die zullen bijvoorbeeld de kosten van toezicht, ordening en beleid door de KNB moeten dragen.

Als hier inderdaad valkuilen liggen, dan is het proces van strategievorming cruciaal. Goed beleid kan in zo’n complexe omgeving als waarin het notariaat zich bevindt waarschijnlijk beter op een nieuwe manier worden ontwikkeld. Er bestaan genoeg goede ontwerpen van geleidelijker processen, waarin systematisch en stap voor stap naar steeds betere antwoorden wordt gezocht op een duidelijke vraagstelling in consultatie met groepen belanghebbenden.[11] Zo’n proces hebben wij ook geschetst voor het KNB bestuur.

Werken vanuit processen kan heel inhoudelijk zijn als het duidelijke ijkpunten meekrijgt. Richtpunt kan bijvoorbeeld zijn “verbreding van de markt en samenwerking in plaats van regulering van de onderlinge concurrentie op de bestaande markt”, “dat de strategie de vijf (of nog andere) modellen tot een succes maakt” of “diversiteit toelaat en stimuleert”. Een inhoudelijk ijkpunt zou ook kunnen zijn dat de markt voor notariële diensten transparanter moet worden. De tendens lijkt nu dat vooral de prijs van diensten doorzichtiger wordt, maar de kwaliteit niet erg expliciet wordt gemaakt. Dat kan de markt voor alle deelnemers verknoeien. Ook de kosten van uitvoering van de strategie en de baten in termen van verbeterde winstgevendheid kunnen als randvoorwaarden voor de te vormen strategie worden ingebracht.

De wereld waarin het notariaat opereert is complex. De behoeften van afnemers aan ordening en rechtsbescherming zijn talrijk. Er is niet één model van praktijkvoering dat hier een antwoord op kan geven. Een goede strategie voor het notariaat bestaat dus waarschijnlijk uit een palet van maatregelen. Als er een simpel antwoord was, dan zou dit al lang gevonden zijn.

8 Eindnoten

1. Legal Startups, angel.co/legal.

2. HiiL Innovating Justice, Notariaat en Innovatie, Juli 2014.

3. HiiL Innovating Justice, Towards basic Justice care for everyone, 2012.

4. HiiL Innovating Justice, Rulejungling: when lawmaking goes private, informal and international, 2012, www.hiil. org/trendreports.

5. HiiL Innovating Justice, Trialogue: releasing the value of courts, 2014.

6. Terug te voeren op art. 41 lid 1 sub c Wet op het notarisambt.

7. F.E. Kwakman, F.D. Spaargaren MSc en C.J. Zomerdijk, Nyenrode Business Universiteit, Ondernemen in het notariaat: zeven kantoren als inspirerend voorbeeld, juli 2009.

8. Zie onder meer G.K. Hadfield, The Price of Law: How the Market for Lawyers Distorts the Justice System, Michigan Law Review 2000, 953-1006. G.K. Hadfield, Legal barriers to innovation: The growing economic cost of professional control over corporate legal markets, Stanford Law Review 2008, 101-146; G.K. Hadfield, The Price of Law: How the Market for Lawyers Distorts the Justice System, International Review of Law and Economics 2014, 43-63.

9. R. Moorhead, Precarious Professionalism - Some evidence on Market, State and Lawyer Utopias, 2014.

10. Als extra toets gebruikten we de rollen van juridische professionals beschreven in het boek van R. Susskind, Tomorrow’s Lawyers, An introduction to your future, 2013.

11. Zie bijvoorbeeld: L. Susskind, S. McKearnan, J. Thomas-Larmer, The consensus building handbook, 1999; C. Ansell, A. Gash, Collaborative governance in theory and practice, Journal of public administration research and theory, 2008, 543-571; en meer gericht op innovatie in de juridische sector: S. Muller c.s. Innovating Justice, Developing new ways to bring fairness between people, 2013.

Titel, auteur en bron

Titel

Notariaat en innovatie

Auteur(s)

Maurits Barendrecht

Bron

Weekblad voor Privaatrecht, Notariaat en Registratie, WPNR 2017, afl. 7030, p. 793-801

Permanente link

Huidige versie

https://www.openrecht.nl?jcdi=JCDI:ALT318:1